Política de Retención y Eliminación

1. Propósito

Esta política define los períodos durante los cuales REMUV EMR conserva cada categoría de dato personal y el procedimiento para su eliminación segura, alineado con la legislación venezolana, los compromisos de confidencialidad médica y los derechos del titular.

2. Principios Aplicables

• Limitación del plazo de conservación: los datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para los fines del tratamiento o por imposición legal.
• Minimización: sólo se conserva lo estrictamente necesario.
• Trazabilidad: toda eliminación queda registrada en auditoría.
• Reversibilidad limitada: los respaldos cifrados retienen versiones previas por períodos definidos para recuperación ante incidentes.

3. Períodos de Retención por Categoría

La siguiente tabla resume el período mínimo de conservación de cada categoría de dato, conforme al marco legal venezolano y a los principios de protección de datos. Los períodos pueden extenderse si la clínica responsable lo dispone por necesidad operativa o reclamación pendiente.

4. Procedimiento de Eliminación

Cuando un titular solicita la eliminación de sus datos (o cuando la clínica solicita la baja de un paciente):

• Día 0: se registra la solicitud en audit_logs con estado "pendiente".
• Confirmación: el titular recibe un correo con código de confirmación. La eliminación efectiva se ejecuta sólo tras confirmar.
• Día 30: ventana de gracia (revocable por el titular). Pasada la ventana, se ejecuta la eliminación efectiva.
• Eliminación efectiva: los campos identificativos directos se sobreescriben (tombstone) conservando un identificador interno anonimizado para enlaces clínicos requeridos por ley.
• Conservación legal: los datos clínicos sujetos al período legal de 10 años se conservan en forma seudonimizada hasta el vencimiento del plazo, momento en que se eliminan también.
• Certificado: se emite un certificado de eliminación con folio, fecha, hash de la solicitud y resumen de los campos afectados.
• Respaldos: los respaldos cifrados pre-eliminación rotan en 90 días; tras ese plazo, los datos no son recuperables ni siquiera técnicamente.

5. Eliminación por Cierre del Servicio

Si la clínica cancela su contrato con REMUV, la clínica elige entre: (a) exportación completa de sus datos en formato portable, o (b) eliminación segura. En cualquier caso, REMUV conservará durante el período legal mínimo los registros de auditoría asociados a la prestación del servicio.

6. Excepciones a la Eliminación

• Datos requeridos por orden judicial, citación o investigación formal.
• Datos clínicos dentro del período legal de 10 años (Reglamento de Historia Médica).
• Registros de auditoría dentro del período de 5 años.
• Datos involucrados en un incidente bajo investigación, hasta el cierre del expediente.

7. Anonimización vs. Eliminación

Cuando la eliminación total no es legalmente posible, REMUV aplica anonimización: se eliminan o cifran los campos identificativos (nombre, cédula, contacto) y se mantiene únicamente el dato clínico necesario para cumplir la obligación legal, sin posibilidad razonable de re-identificar al titular.

8. Revisión de esta Política

Esta política se revisa al menos una vez al año o ante cambios normativos relevantes. La versión vigente siempre está publicada en esta URL con su fecha de efectividad.

9. Contacto

Para preguntas sobre retención o ejercicio del derecho de eliminación: [email protected].